Чтобы правильно отправить электронный больничный лист в 1С ЗУП, сначала убедитесь, что установлена правильная версия программы. Система должна поддерживать электронную сертификацию, что является ключевым требованием для правильной интеграции с платформой. Убедитесь, что ваша компания зарегистрирована для выдачи и работы с такими документами. После настройки процесс добавления сертификата не вызывает затруднений.
Далее перейдите в раздел, отвечающий за документацию по больничным листам. В форме вам будет предложено загрузить электронный файл справки. Для этого шага убедитесь, что у вас под рукой есть нужный ELN (электронный листок нетрудоспособности). Важно убедиться, что документ доработан и правильно отформатирован, прежде чем загружать его в систему.
В интерфейсе 1С ЗУП появятся поля для сведений о сотруднике и конкретные даты больничного. Убедитесь, что информация совпадает с данными в справке. После того как справка будет прикреплена, проверьте дату выдачи и внесите необходимые изменения. После успешной загрузки система обработает информацию и соответствующим образом обновит записи сотрудника.
Шаг 1: Подготовка справки об отпуске по болезни к загрузке
Убедитесь, что документ правильно отформатирован и соответствует необходимым требованиям для отправки. Листок нетрудоспособности должен быть оформлен в электронном формате, например PDF, и содержать все необходимые данные, указанные Федеральным фондом социального страхования (ФСС). В первую очередь необходимо проверить, что документ имеет надлежащую сертификацию и соответствует определенным правилам, установленным системой управления.
Проверка реквизитов документа
Прежде чем приступить к работе, убедитесь, что в справке указана правильная информация о периоде нетрудоспособности сотрудника и виде отпуска. Подтвердите даты отпуска и соответствующие коды, относящиеся к типу заболевания или травмы. Отсутствие или неправильные данные могут привести к задержкам или отказам в процессе подачи документов.
Соответствие системным рекомендациям
Убедитесь, что справка соответствует правилам форматирования, установленным системой ZUP. Как правило, эти правила включают в себя обеспечение того, чтобы документ не превышал определенный размер файла и содержал все необходимые поля, такие как личные данные сотрудника и соответствующую медицинскую информацию. Если система обнаружит несоответствия, документ не будет принят к обработке.
Шаг 2. Переход к разделу «Больничный лист» в 1С ЗУП
Откройте интерфейс 1С ЗУП и найдите раздел, посвященный больничным листам. Именно здесь хранится информация, связанная с болезнью, включая соответствующие документы. Чтобы продолжить работу, убедитесь, что у вас есть необходимые права доступа для просмотра и управления этими записями. Получив соответствующий доступ, найдите подраздел, посвященный вводу и ведению медицинских карт персонала.
В этом разделе вам будет предложено ввести уникальный идентификатор или номер документа. Речь идет о конкретном идентификаторе, связанном с документом о больничном листе. Если вы ведете несколько дел, не забудьте отфильтровать их по дате или имени сотрудника, чтобы упростить поиск. После идентификации система позволит вам начать следующие шаги по записи и прикреплению данных о больничном листе сотрудника.
Убедитесь, что заполнена вся необходимая информация: тип заболевания, даты отсутствия и данные сотрудника. Это позволит правильно обработать документ для начисления заработной платы и составления отчетов. Кроме того, проверьте настройки конфигурации, чтобы убедиться, что система правильно настроена на прием и обработку входящих данных, связанных с документами по больничному листу.
Шаг 3: Загрузка документа в 1С ЗУП
Чтобы правильно отправить документ по больничному листу в систему, выполните следующие действия:
1. Откройте раздел управления документами
Откройте раздел управления документами сотрудников в системе 1С. Он находится на вкладке «Управление сотрудниками». Убедитесь, что у вас есть необходимые права доступа для работы с документами по больничному листу.
2. Выберите нужный документ по больничному листу
Найдите запись о сотруднике, который находится на больничном. Убедитесь, что документ имеет правильный формат (электронная копия справки) и содержит все необходимые данные, включая даты болезни, имя сотрудника и подпись врача, если это необходимо. Убедитесь, что документ соответствует 2023 году или более позднему сроку, в зависимости от периода больничного листа.
Перед загрузкой убедитесь, что документ должным образом подписан сотрудником (или его представителем, если необходимо). Если система требует, используйте встроенный инструмент электронной подписи для подписания формы больничного листа. Убедитесь, что форма действительна и не содержит ошибок.
После того как все данные указаны правильно и документ подписан, можно приступать к его загрузке. Нажмите кнопку «Загрузить» и выберите соответствующий файл с вашего компьютера. Система автоматически обработает документ и обновит статус больничного листа сотрудника в записях.
Если у вас возникнут какие-либо проблемы, например система не примет формат файла, проверьте, что документ имеет правильный электронный формат. Если все в порядке, документ будет прикреплен к профилю сотрудника, а необходимые данные, например корректировка зарплаты за период больничного, будут рассчитаны системой автоматически.
Шаг 4: Проверка загрузки и проверка сведений о документе
После передачи файла подтвердите, что документ был успешно добавлен в систему. Выполните следующие шаги, чтобы убедиться, что все правильно:
- Проверьте статус документа: После отправки появится уведомление, подтверждающее загрузку. Если статус не «Завершено», проверьте ошибку и повторите процесс.
- Просмотрите информацию о документе: Откройте загруженный файл и проверьте его данные. Убедитесь, что данные о зарплате и личная информация точны.
- Проверьте формат файла: Правильный формат файла должен соответствовать системным требованиям (обычно это PDF). При необходимости измените формат файла и повторите попытку.
- Проверьте даты: Убедитесь, что даты в справке совпадают с правильным периодом отпуска сотрудника. Это очень важно для точного расчета заработной платы.
Шаг 4.1: Исправление ошибок
Если обнаружены какие-либо ошибки, например неверная информация или отсутствующие данные, следуйте инструкциям по их устранению. В зависимости от ошибки либо откорректируйте документ напрямую, либо уведомите ответственное лицо в отделе кадров, чтобы оно внесло необходимые изменения.
- Корректировка данных: Если информация неверна, воспользуйтесь опцией «Редактировать», чтобы внести изменения. Обязательно перепроверьте измененные записи.
- Перезагрузить документ: Если документ недействителен или неполный, удалите его из системы и загрузите исправленную версию.
После подтверждения правильности всех данных документ будет сохранен в системе для дальнейших операций по начислению заработной платы и управлению персоналом.
Шаг 5: Назначение больничного листа правильному сотруднику
Чтобы назначить больничный лист нужному сотруднику в программе, выполните следующие действия:
1. Войдите в программу
Перейдите в программу, в которой настроено управление больничными листами. В разделе «Больничные» найдите сотрудника, чью запись необходимо обновить. Убедитесь, что в списке присутствуют все сотрудники и их соответствующие данные.
2. Настройте данные сотрудника
Убедитесь, что информация о сотруднике правильно заполнена в программе, включая такие данные, как отдел, роль и другие необходимые сведения. Если это не так, обновите профиль сотрудника, чтобы избежать несоответствий при назначении больничного листа.
После того как вы подтвердите, что данные сотрудника установлены, переходите к следующему шагу — назначению больничного листа. В соответствующем разделе системы введите данные больничного листа, включая конкретные даты и продолжительность отсутствия сотрудника. Внимательно проверьте список, чтобы убедиться, что все данные соответствуют нужному сотруднику.
Если программа требует дополнительной сертификации или утверждения, следуйте процедуре, описанной в руководстве по эксплуатации. Убедитесь, что статус отпуска по болезни отмечен в системе должным образом, и сотрудник получит соответствующее пособие за указанный период. Дважды проверьте процесс сертификации на точность и полноту.
Убедившись, что отпуск по болезни назначен правильно, сохраните изменения. Теперь сотрудник будет отмечен как находящийся на больничном в течение указанного периода, и эта информация будет отражена в отчетах, создаваемых системой.
Шаг 6: Завершение процесса и подтверждение записи
После того как все необходимые документы поданы, на следующем этапе необходимо убедиться, что данные введены в систему правильно и окончательно. После подключения к 1С просмотрите реестр на предмет несоответствий в записях, связанных с больничным листом. В том числе проверьте данные в отпускных листах сотрудников и убедитесь, что они соответствуют электронным записям.
Проверка информации
Уделите время проверке правильности загрузки всех необходимых листков нетрудоспособности и соответствия записей с записями, хранящимися в электронной системе. В реестре убедитесь, что документы отмечены как завершенные. При необходимости просмотрите статус каждой записи, чтобы убедиться, что данные были перенесены успешно. В системе отобразятся первичные листки по каждому сотруднику, что позволит убедиться в том, что все готово для подачи документов.
Окончательное подтверждение
Убедившись, что все записи верны, нажмите кнопку, чтобы завершить работу и подписать документы. Это необходимо для того, чтобы система обновилась и данные сотрудника были правильно отражены в реестре. На этом этапе вы должны получить уведомление, подтверждающее, что подача документов завершена. Если система запросит дополнительную информацию, следуйте инструкциям по внесению исправлений.
В случае расхождений проверьте списки отпусков еще раз, чтобы убедиться, что все соответствует официальным инструкциям и требованиям соответствующих органов, например ФСС. После завершения обработки данные будут доступны для следующих этапов обработки.