Прежде всего сфотографируйтесь или отправьте работника в фотосалон — именно с этого шага часто начинается формирование персонального досье. На моей практике я часто вижу, что кадровики пренебрегают качеством снимка, а зря: фотографию лучше сделать по стандартным параметрам, ведь размеры и формат снимка могут иметь значение для дальнейшего использования документов. В 2023-2025 годах требования к фотографиям и составу материалов изменились: теперь важно соблюдать не только внутренние инструкции, но и положения трудового законодательства, включая статьи 65 и 86 Трудового кодекса РФ, где указано, какие сведения допустимо запрашивать и хранить у работодателя.
Для создания и оформления персонального комплекта бумаг необходимо заранее определить, какие документы действительно нужны: трудовой договор, справка о составе семьи, копии личных документов, при необходимости — данные о воинском учёте. Если в деле есть сведения о военнослужащего, соблюдайте специальные правила хранения — они установлены приказами Министерства обороны и архивными нормами. В отделе кадров лучше заранее составить внутреннюю программу учета, где прописаны все этапы — от момента поступления работника до заключения трудового договора и подведения итогов его работы.
Не менее важно понимать, где и как долго можно содержать такие материалы. Сроки зависят от вида документа: одни сохраняются до 50 лет, другие — всего несколько лет. В Москве, например, действуют уточненные требования для государственных учреждений, где необходимо обеспечить отдельное помещение и учет в архивной книге. При этом за нарушение порядка хранения или уничтожения предусмотрена ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Важно не забывать и о запретах — передача личных данных третьим лицам возможна только с письменного согласия работника.
Если вы сомневаетесь, можно ли удалить устаревшие документы или стоит сохранить их еще на несколько лет, проведите внутреннюю проверку и оформите заключение комиссии. Это позволит избежать претензий в будущем и подтвердить, что все действия выполнены в соответствии с требованиями законодательства. Примеры подобных решений часто публикуются на сайтах архивных управлений — изучите их, чтобы сделать всё по закону и обеспечить безопасность персональных данных.
Пошаговое оформление досье на сотрудника: структура, документы и практические советы
Начните с создания перечня бумаг, которые необходимы для включения в досье. На моей практике я часто вижу, что кадровые службы теряют время, если не определили чёткий состав с самого начала. В 2025 году требования к кадровому документообороту стали строже, особенно для организаций, ведущих деятельность в Москве и крупных регионах. Поэтому важно не просто собрать материалы, а структурировать их в логичной последовательности, чтобы обеспечить прозрачность и защиту интересов как работника, так и работодателя.
Основной состав бумаг
В личном архиве кадров необходимо разместить: заявление о приёме на работу, копию трудового договора, анкету, копии паспорта и СНИЛС, справку о присвоении ИНН, сведения о воинском учёте (если речь идёт о военнослужащем), документы об образовании и квалификации. Если оформляется досье работников, занятых на опасных или ответственных работах, добавляются медицинские справки и результаты обучения по охране труда. Снимка или фотографии стандартных размеров — обязательный элемент. Сфотографируйтесь в фотосалоне, где знают параметры кадровых фото — обычно это 34, но лучше уточнить прямо в отделе кадров: требования могут меняться в зависимости от года или программы автоматизации.
Порядок формирования и структура
Все бумаги в деле располагаются в определённом порядке: сначала — документы, подтверждающие личность, затем трудового характера (договор, приказы, характеристики), и лишь после — справки и дополнительные материалы. Чтобы обеспечить порядок, используйте скоросшиватель или папку с разделителями: в 2023-2025 годах это стало лучшей практикой для оптимизации поиска и отчётности. Вести перечень включённых документов можно прямо в начале папки — это помогает контролировать состав и не упустить ничего важного.
Обязательно соблюдайте запреты, установленные Трудовым кодексом РФ и приказами Росархива: например, не допускается включать в досье данные, не относящиеся к трудовым отношениям (о семье, имущественном положении и т.п.). Работодатель обязан ограничить доступ к этим материалам и обеспечить их хранение в условиях, исключающих утрату или несанкционированный просмотр. Это требование прямо следует из статей 86 и 88 ТК РФ, а также из закона «О персональных данных» 152-ФЗ.
Если вы работаете в Москве или в другом регионе, уточните, где именно в организации должно храниться собрание личных бумаг — иногда это зона ответственности отдела кадров, а иногда архивной службы. Сейчас многие компании перешли на электронные формы, но бумажные оригиналы всё ещё обязательны при проверках. Примеры типовых образцов можно найти в методических рекомендациях Минтруда — их стоит использовать для создания собственных шаблонов.
Итоги просты: чтобы досье служило надёжной опорой, нужно соблюдать установленные параметры оформления, обеспечивать доступность и системность. Тогда весь кадровый процесс в ваших руках будет прозрачен, а проверяющие органы не найдут поводов для замечаний. В юридической практике такие аккуратно оформленные дела часто спасают работодателя за счёт правильного документального подтверждения фактов. И это, пожалуй, лучшая гарантия спокойствия в любой компании.
Требования к формированию обложки и внутренней описи личного дела
Начните с обложки — она должна быть плотной, стандартного формата А4, с чётким указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения и табельного номера работника. На моей практике я часто вижу, что работодатели забывают добавить сведения о структурном подразделении — а ведь именно это помогает быстро найти документы в отделе кадров, особенно при проверках в Москве и регионах.
В 2025 году правила ведения таких материалов остаются неизменными: обложка оформляется строго по образцу, утверждённому внутренней программой кадровой службы или унифицированной формой Т-2. На ней обязательно проставляются даты создания и заключения дела, отметка о наличии фото и внутренней описи. Если предприятие ведёт дела сотрудников, военнослужащего или работников в филиале, лучше указать это прямо под наименованием организации.
Теперь — о фотографии. Работодатель вправе потребовать фото для личного дела, но с соблюдением всех норм статьи 9 Федерального закона 152-ФЗ «О персональных данных». Запреты здесь однозначны: без письменного согласия сотрудника фотографию использовать нельзя. Если же согласие получено, снимок должен соответствовать деловому формату: без головных уборов, в нейтральной одежде, с ровным фоном. Сфотографируйтесь заранее — в фотосалоне, а не дома: качество фото там выше, а параметры — соответствуют требованиям кадровых отделов. В Москве сейчас распространён размер 34 см, хотя в других регионах допускаются отклонения.
Для хранения фото рекомендуется вклеивать его на внутренний лист с описанием документов. Лучше использовать копию снимка, чтобы избежать потери оригинала. На личном деле обязательно ставится отметка «Фотография имеется» — без этой записи в кадровом архиве может возникнуть путаница. Если вы оформляете личные документы военнослужащего, добавьте пометку о звании — это требование Минобороны ещё с 2023 года.
Внутренняя опись — основа порядка. Её формирование должно отражать весь состав бумаг, входящих в дело: заявления, приказы, трудовой договор, листы учёта и иные документы. Вести её можно вручную или через кадровую программу. Главное — соблюдать хронологию и нумерацию. Каждый документ записывается с указанием наименования, даты и количества листов. В конце проставляется подпись ответственного лица, дата и отметка об итогах проверки.
Для наглядности приведу упрощённый пример внутренней описи, составленной по требованиям архивных органов Москвы:
| п/п | Наименование документа | Дата | Количество листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Заявление о приёме на работу | 12.01.2025 | 1 | Оригинал |
| 2 | Трудовой договор | 15.01.2025 | 3 | Копия |
| 3 | Приказ о приёме | 15.01.2025 | 1 | Подпись директора |
Соблюдать эти требования нужно не из-за формальности. Это способ обеспечить прозрачность и законность работы с персональными данными. Если документы структурированы, у работодателя меньше рисков при проверках ГИТ и Росархива. А для самих работников — это гарантия, что сведения о трудовом пути сохранены надёжно. Итоги очевидны: чёткое оформление, контроль и порядок в делах кадров — лучшая защита и работодателя, и работников.
Как правильно подшивать документы и вести нумерацию листов
Для соблюдения требований архивного законодательства и упрощения проверки работодателем оформление бумаг в личных делах работников должно быть выполнено строго по установленным нормам. Ошибки на этом этапе часто приводят к потере времени и конфликтам с контролирующими органами. На моей практике я часто вижу, что спешка при подшивке документов приводит к повреждению снимка или утрате части листов — тогда приходится восстанавливать весь состав дела с нуля.
Подшивка и структура
В личном деле работника каждый документ подшивается в определённой последовательности: заявление о приёме, копия трудового договора, справка по форме Т-2, копии документов, подтверждающих образование и личные данные, включая фотографию. Если речь идёт о военнослужащего, добавляются сведения из военного билета. Размеры фотографий в 2023 году обычно составляют 34 см, но допускаются и другие — в зависимости от требований работодателя.
Документы не должны быть пробиты канцелярским дыроколом. Лучше прошить их прочной ниткой за левое поле и закрепить обратной стороной с надписью: «Прошито и пронумеровано ___ (цифрами и прописью) листов». Указывается должность, подпись ответственного лица и дата создания. Примеры оформления можно найти в методических рекомендациях Росархива, где подробно описаны правила формирования личных дел работников.
Нумерация листов
Нумерация ведётся простым карандашом или чёрной ручкой в правом верхнем углу каждого листа, начиная с титульного. Листы приложений, таких как копии документов, фотографии или справки, нумеруются в общей последовательности — без пропусков и повторов. Если есть вставленные вкладыши, например, уточняющие сведения о трудовом договоре, им присваивается дополнительный номер с литерой «а» (например, 15а). Это допускается внутренними инструкциями кадровых отделов в Москве и других регионах.
Для контроля удобно использовать программа учёта кадровых документов — она позволяет фиксировать момент формирования и проверки нумерации. Но окончательная ответственность лежит на работнике отдела кадров. Работодатель должен соблюдать запреты на изъятие или замену листов без акта, так как это нарушает целостность личного дела.
Фотографию для личных документов лучше сделать в фотосалоне, где соблюдают все требования к освещению и формату. Если сфотографироваться дома, снимка может быть недостаточно чётко. Поэтому сфотографируйтесь прямо у профессионала — это сэкономит время и избавит от необходимости переделывать материалы. В Москве можно найти множество фотосалонов, предлагающих услугу для личных дел работников — цены различаются, но качество обычно выше среднего.
Хранение личных дел регламентируется правилами архивного дела: в отделе кадров документы размещаются в отдельной папке, где должен быть полный состав личных материалов сотрудников. При передаче дел в архив фиксируется весь объём и состояние — вплоть до отметки о наличии фотографий и справок. Нарушение порядка нумерации может стать основанием для претензий по ст. 13.20 КоАП РФ.
Итоги просты: если соблюдать последовательность, размеры полей, требования к прошивке и правила хранения, то риск ошибок минимален. Лучшая стратегия — работать внимательно и системно. Сейчас, в 2025 году, большинство работодателей уже внедрили цифровые формы дел, но бумажный вариант остаётся обязательным. А значит, правильное ведение и нумерация листов остаются актуальными и для Москвы, и для других регионов наших дел.
Правила хранения личных дел в кадровой службе и архиве организации
Хранение материалов о работнике должно обеспечивать их сохранность и конфиденциальность. Прежде всего, кадровый отдел обязан вести дела по каждому сотруднику в отдельной папке с прочной обложкой, где закрепляется фотография, копии трудового договора, приказы, характеристики и иные документы, подтверждающие стаж и квалификацию. Согласно статье 22 Трудового кодекса РФ, работодатель несёт ответственность за соблюдение требований к защите персональных данных. Поэтому любые личные сведения, включая фото, запрещено передавать третьим лицам без письменного согласия.
Сейчас, в 2025 году, требования к организации хранения ужесточены. Документы, созданные после 2023 года, оформляются по новым архивным параметрам Росархива. Бумаги хранятся в делах не менее 50 или 75 лет — в зависимости от категории работ. Личные дела военнослужащего или государственного служащего, например, подлежат длительному хранению вплоть до момента их списания в государственный архив. Для работников коммерческих структур срок обычно короче, но обязанность обеспечить сохранность остаётся неизменной.
На моей практике я часто вижу, что кадровики, особенно в небольших компаниях, путаются с датами и составом документов. Совет простой: храните дела по принципу «год — работник — дело». Это позволит быстро найти нужную папку даже через десятилетия. В отделе кадров Москвы, например, принято использовать специальные архивные коробки с маркировкой, где указаны фамилия, дата создания дела и регистрационный номер. Такой способ полностью соответствует ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Если дело содержит фотографию сотрудника, важно соблюдать запреты, установленные статьёй 152.2 ГК РФ: фото не должно использоваться вне кадровых целей. Сфотографируйтесь для документа только в фотосалоне, который знает параметры кадровых снимков: стандартные размеры 34 см, нейтральный фон, без головных уборов и ярких аксессуаров. Лучшая практика — приложить два экземпляра фотографии, чтобы один остался в архиве, а другой — в личном деле. Это удобно при формировании копий для ведомственных проверок.
В 2025 году электронные архивы активно внедряются даже в государственных учреждениях. Однако оригиналы всё ещё обязательны, особенно при заключении трудового договора. Электронная программа кадров должна лишь дублировать сведения, а не заменять бумажные документы. Хранение у себя дома — нарушение, даже если вы ведёте дела малой фирмы. Все личные документы работников должны находиться в специально оборудованном помещении с ограниченным доступом и металлическим шкафом.
Если вы задумываетесь, можно ли сделать фото для дела прямо на рабочем месте — формально это допустимо, но тогда следите за качеством снимка и сохранением файлов. Лучше поручить это профессионалам: фотосалон в Москве или любом другом городе обеспечит соблюдение всех стандартов. На случай спора с проверяющими вы сможете предъявить образец, подтверждающий корректное оформление.
При передаче дел в архив необходимо составить опись — перечень бумаг с указанием их количества и дат. Этот документ помогает отслеживать момент истечения срока хранения и своевременно принимать решения о продлении или уничтожении. В кадровой практике важно соблюдать баланс между доступностью данных и их безопасностью. Ведь речь идёт не только о бумагах, но и о репутации работодателя.
И наконец, не забывайте: личные дела сотрудников — это юридический фундамент кадровой работы. Ошибка в одном снимке или несвоевременная замена фотографии может обернуться отказом в подтверждении стажа или судебным спором. Поэтому лучше один раз вложить усилия в правильное оформление, чем потом искать утерянный документ по всему архиву.
Сроки хранения личных дел и порядок их передачи в архив
Рекомендую сразу определить, где именно будут храниться материалы кадров — в отделе кадров, архиве организации или в специализированном хранилище. По требованиям Приказа Минкультуры 558 срок хранения документов о работниках составляет не менее 50 лет, а для тех, кто начал работать после 2003 года, — 75 лет. Это правило действует и в Москве, и в других регионах России. Исключение делают только для временных договоров и краткосрочных работ — здесь достаточно 5 лет.
На практике часто спрашивают: можно ли держать такие дела дома, если организация небольшая? Ответ однозначный — нет. Архив должен быть оборудован по параметрам, установленным ГОСТ Р 7.0.8-2013: отдельное помещение, контроль температуры и влажности, ограниченный доступ. Работодатель обязан обеспечить сохранность каждого тома, иначе ответственность предусмотрена статьёй 13.20 КоАП РФ.
Весь состав дел о сотрудниках включает анкету, копии договоров, справки, фотографии и заключения медкомиссий. Иногда добавляют фото военнослужащего, если он трудился в структуре оборонного назначения. Образец оформления можно найти прямо в программе «Архив кадров», где автоматически указываются размеры папок и параметры регистрации.
Передача в архив — не формальность, а обязанность. Делать это нужно после истечения пяти лет с даты увольнения работника, если иное не указано в номенклатуре дел. В моём опыте в московских организациях часто забывают включить итоговые справки о движении персонала — без них невозможно завершить формирование фонда. Тогда архив не принимает материалы, и приходится пересобирать весь пакет.
Если в деле есть документы с персональными данными, то при передаче составляется акт, где перечислены все листы. Он заверяется подписью ответственного за кадров и хранение. Для безопасности копию можно сфотографировать или сделать цифровую фотографию — это разрешено, но важно не нарушить запреты на распространение данных, установленные Федеральным законом 152-ФЗ.
Сейчас, в 2025 году, часть работодателей в Москве перешла на электронные архивы. Это удобно, но даже в этом случае оригиналы документов остаются обязательными для хранения. Программа позволяет вести учёт, ставить отметки о сроках и автоматически напоминать, когда настало время сдавать дела в архив.
Подытожу: если организация хочет обезопасить себя от штрафов и потерь, нужно строго соблюдать требования к созданию, оформлению и передаче кадровых материалов. Удобнее всего заранее утвердить внутренний порядок и образец акта — тогда при итоговой проверке за 2023-2025 годы не возникнет лишних вопросов.
Законные действия после истечения срока хранения дел сотрудников
По истечении установленного периода хранения работодатель должен не просто избавиться от документов, а провести процедуру уничтожения в соответствии с законодательством. Лучшая практика — заранее утвердить внутренний порядок, где указаны параметры сроков, состав комиссии и способ фиксации итогов. Это важно, поскольку любое отклонение от регламента может привести к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ.
В кадровом отделе создают комиссию из трёх и более человек. Она оценивает, истёк ли срок хранения дел, и оформляет акт об уничтожении. На моей практике я часто вижу, что работодатели в Москве и других регионах России путают архивное списание с выбраковкой — тогда архив требует повторного оформления. Документы, содержащие личные сведения работника, в том числе фотографии, справки, копии договоров и иные личные данные, необходимо уничтожать способом, исключающим восстановление информации. Это может быть измельчение, сжигание или передача специализированной организации.
Перед процедурой важно соблюсти все запреты: нельзя уничтожать материалы, если они связаны с судебными спорами, не завершёнными проверками или вопросами военнослужащего. Если такие дела включены в перечень на уничтожение, акт признаётся недействительным. Тогда предприятие обязано восстановить документы и передать их на временное хранение.
Для правильного оформления акта подготавливают образец с реквизитами: номер, дату, наименование дел, годы создания и срок хранения. В конце комиссия ставит подписи и делает заключение о выполнении работ. Примеры таких актов размещены в методических рекомендациях Росархива и доступны в программах для кадров за 2023-2025 годах. Лучше вести журнал регистрации актов, где отражается весь состав уничтоженных дел и краткие итоги проверки.
Если в составе документов есть фотографии или иные личные изображения, например фото из фотосалона, используемые при создании личных карточек, их также уничтожают вместе с делом. Сейчас многие компании в Москве предпочитают заказывать услуги по утилизации через лицензированные архивные центры. Это надёжнее, чем делать всё дома у кадровика — особенно если речь идёт о конфиденциальных данных сотрудников.